■伝わらないのを相手のせいにしていないか

私たちは自分が言いたいことが伝わらないとき、その原因を相手に求めがちです。自分の意図していない形で受け止められると、理解力がない、などと相手のせいにすることもあるかもしれません。

でも、実際は相手に問題があるというより、自分自身に原因がある場合がほとんどです。

では、どうしたら「伝わるコミュニケーション」ができるようになるのでしょうか。

ここでは、2つの方法を紹介します。いずれも基本的なことばかりです。読んでしまえば、当たり前のことと感じる人も少なくないでしょう。ただ基本的なことは、得てして頭ではわかっているけど、ついサボってしまいがちです。そして、いざやってみようとすぐにはできなかったりします。

最初は少し面倒かもしれませんが、慣れるとすぐにできるようになるので、ちょっと試しに取り組んでみてください。

ポイントは、相手の立場に立って考えてみるということです。人は、とかく自分の知っていることや自分の話したいことを伝えがちです。ただ、それは、必ずしも相手が聞きたいことではありません。そして、コミュニケーションは、どう伝わったかがすべてです。

具体的にどうすればよいかと言うと、まず自分の伝えたいことを明確にしましょう。ただ、ここで終わると自分本位な内容になってしまいます。

そこで、次に、自分が言おうとしていることを相手が聞いたとしたらどんなことが頭に浮かびそうかを考え、それを問いの形で表現します。

最後に、自分の視点に戻して、相手の立場で頭に浮かんだ問いの答えを考えます。

このように伝えたいことが出てきたら、そのメッセージを受け取った相手がどのように感じるのかを丁寧に考えましょう。

自分の頭の中で自分と相手を想像して、1人2役で会話のキャッチボールを複数回繰り返すようなイメージです。

実際には、1つの発言に対しても、相手の視点から複数の問いが考えられます。また、何が本当に相手の頭に浮かぶかはわからない状況です。

しかし、この手順を複数回踏むだけでも、少なくとも自分本位なメッセージを相手に寄り添ったメッセージに換えることができます。

ちょっと面倒なことかもしれませんが、こうした努力を積み重ねることによって、基本的な力が身についてくるものです。

■求めるリアクションを得る4つの方法

ポイントは、伝える「目的」を明確にするということです。自分の得たいリアクションがもらえないという人は、そもそもで自分が相手に何を求めているのか、伝えることの「目的」がしっかり理解できていない場合が往々にしてあります。

ビジネスにおける主な目的は、「共有」「判断・承認」「意見・アドバイス」「協力」の4つです。それぞれについて、解説していきます。

①共有
まず、1つ目は「共有」です。これは、相手に知っておいてほしいというもので、相手に何かを求めているわけではありません。

なので、伝えたい内容を「わかりやすく伝えること」に注力するようにしましょう。

②判断・承認
2つ目は、「判断・承認」です。伝える内容に対して、YesかNoの判断、もしくは承認をしてほしいというものです。

この場合、ただ判断してほしい内容を伝えるだけでは十分ではありません。相手が判断や承認をするために必要な情報もあわせて準備し、必要に応じて、伝えることが重要です。内容だけではなく、判断や承認のために必要な情報が準備できるかどうかがポイントになってきます。

③意見・アドバイス
3つ目は、「意見・アドバイス」です。伝える内容に対して、相手に何らかのフィードバックをもらいたいというものです。

この場合、ただ漠然と「意見・アドバイスをください」と伝えるだけではいけません。自分がとくに「何について」悩んでいるのか、もしくは「どんな観点で」意見やアドバイスをもらいたいのかを伝えることが大切です。

④協力
最後は、「協力」です。「協力」は、相手に何らかのアクションを求めるものです。アクションを起こしてもらうためには、まず内容をわかりやすく伝え、理解してもらうことが最低限必要となります。

そのうえで、相手に具体的にどんなアクションを求めているのかを伝えることが重要です。

このように伝える目的が、共有なのか、判断・承認なのか、意見・フィードバックなのか、協力なのかによっても、伝える際に気をつけなければならないことが違ってきます。何のために伝えるのか、その目的を今一度ハッキリさせることからスタートしましょう。

■さらにより「伝わる」表現にするためには

相手の立場に立って自分の伝えたいことを明確にする。相手に何を求めているのかを明確にする。当たり前のことかもしれませんが、はじめに言ったとおり、頭では理解できていても実際にできているとは限りません。

今回紹介した思考プロセスをいま一度確認することで、「伝わり方」がぐんと変わります。ぜひ、実践してみてください。

また、今回紹介したことが無意識的にできるようになったら、次は情報を視覚化することをおすすめします。それによって、情報量は格段に上がります。グラフ等をうまく使えるとコミュニケーション力が格段に上がるということです。ぜひ、挑戦してみてください。